Pada zaman kini, kemudahan teknologi amat membantu dalam kelangsungan kehidupan seharian. Antara kemudahan tersebut adalah komunikasi. Kini, kita boleh berkomunikasi secara atas talian dengan menggunakan email seperti yahoo mail dan gmail. Namun amalan surat menyurat masih lagi dipraktikkan untuk tujuan formaliti. Dengan bantuan teknologi, surat rasmi boleh dikarang dengan menggunakan perisian Microsoft word agar penulisan lebih kemas dan tampak profesional. Setelah selesai menyediakan surat rasmi tersebut, anda hanya perlu cetak dan surat rasmi sedia untuk dihantar.
Antara kegunaan surat rasmi adalah untuk membuat permohonan, rayuan, cadangan, makluman, aduan dan lain-lain kegunaan rasmi. Bagi menjaga formaliti, adalah penting untuk anda mengetahui format rasmi bagi organisasi anda. Hal ini kerana, ada sesetengah organisasi atau syarikat mempunyai format tersendiri termasuk saiz font dan jenis font. Oleh itu, anda boleh rujuk format yang telah disediakan bagi mengekalkan keseragaman dalam penulisan surat rasmi.
Namun, jika organisasi anda tidak mempunyai format rasmi, anda boleh rujuk garis panduan yang telah disediakan oleh Dewan Bahasa Dan Pustaka. Anda boleh rujuk garis panduan yang telah disediakan bagi memudahkan urusan menyediakan surat rasmi ini. Antara yang tertulis dalam garis panduan tersebut adalah format dan jenis font, spacing atau jarak antara perenggan dan lain-lain.
Contoh Surat Kiriman Rasmi Beserta Format Yang Betul
Berikut dikongsikan tips untuk menyediakan surat rasmi dan contoh surat rasmi yang boleh dijadikan rujukan untuk anda:
Tips Menulis Surat Rasmi
- Penggunaan bahasa baku adalah penting untuk memastikan isi surat tersebut kekal formal. Bahasa yang digunakan hendaklah ringkas tetapi jelas mesej yang ingin disampaikan
- Penggunaan bahasa kiasan atau berbunga-bunga amat tidak digalakkan
- Elakkan menggunakan singkatan perkataan dalam penulisan surat rasmi. Jika hendak menggunakan singkatan sila tafsirkan singkatan tersebut pada bahagian awal surat
- Pastikan anda menggunakan kata panggilan hormat yang betul untuk penerima seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Datuk, Datin, Tan Sri, Tuan, Puan dan sebagainya
- Anda dinasihatkan untuk menyemak tulisan surat rasmi anda sebelum hantar kepada penerima bagi mengelakkan kesalahan ejaan atau tatabahasa
- Sila nomborkan setiap perenggan kecuali perenggan pertama dan terakhir. Untuk perenggan setelah perenggan pertama sila mulakan dengan nombor 2
Contoh Surat Permohonan
Takwa Bin Salim,
Taman Tun Sahabudin
81200 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim
YB Syed Siddiq,
Pejabat Ahli Parlimen Johor Bahru
81200 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim 13 Januari 2019
Tuan,
PER : MEMOHON AGAR PROJEK PENEBANGAN HUTAN HARAM DIHENTIKAN
Seperti yang tertera di atas, saya wakil dari kawasan perumahan Taman Tun Sahabudin ingin memohon sokongan daripada pihak tuan untuk menghentikan projek penebangan hutan haram yang berlaku dikawasan perumahan kami.
2. Kami sebagai penduduk ingin menyatakan keresahan kami berkenaan aktiviti penebangan hutan haram yang berlaku dikawasan penempatan kami. Kenderaan berat yang keluar masuk telah mengakibatkan kerosakan kepada jalan tar di kawasan kejiranan kami.
3. Oleh itu, kami memohon bantuan daripada pihak tuan untuk menyokong pemberhantian projek penebangan hutan ini. Aduan rasmi kepada pihak syarikat juga telah dilakukan namun tiada maklum balas yang positif daripada mereka.
Besar harapan kami jika pihak tuan dapat campur tangan dalam hal ini seterusnya menghentikan projek penebangan hutan yang sedang berlangsung di sini.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………
(Takwa bin Salim)
Wakil penduduk Taman Tun Sahabudin
Contoh Surat Rayuan
Sabiha binti Azmi,
Taman senyum
Jalan ss6/27
46000 Kelana Jaya,
Selangor Darul Ehsan
Bahagian Penganjuran Pelajaran
Tingkat 10, Ibu Pejabat MARA
21, Jalan MARA
50609 Kuala Lumpur 17 Ogos 2018
Tuan,
PER : RAYUAN PERMOHONAN BIASISWA
Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
2. Saya Sabiha Bt Azmi, merupakan pelajar lepasan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) Sekolah Menengah Kebangsaan Taman Senyum telah dimaklumkan melalui surat yang dikirim kepada saya bahawa saya gagal untuk mendapatkan biasiswa untuk saya melanjutkan pengajian saya di peringkat ijazah kulinari di Universiti Sunway.
3. Justeru itu, saya ingin membuat rayuan permohonan saya untuk mendapatkan bantuan biasiswa pelajaran. Untuk pengetahuan tuan, bapa saya sudah meninggal dunia tahun lepas dan ibu saya yang menyara kami lima beradik. Dengan pendapatan ibu saya sebanyak RM 1800 sebulan tidak mencukupi untuk kami. Turut saya sertakan bersama surat ini adalah penyata gaji ibu saya berserta surat sokongan daripada ketua kampung mukim Kelana Jaya.
Besar harapan saya agar pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan saya ini. Sebarang maklum balas pihak tuan boleh hubungi saya di talian 011 556 7985 atau email saya di alamat sabihaazmi@gmail.com.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
……………………………
(Sabiha binti Azmi)
FORMAT SURAT RASMI
